Forskningsrådet – en offentlig pioneer i satsingen på lavkode

Forfatter: Oda Watz

I løpet av de neste fire årene skal Forskningsrådet og Avo jobbe tett sammen for å finne ut av hvordan vi kan skape gode løsninger som fornyer og forbedrer prosesser på tvers av hele Forskningsrådets organisasjon. Vi skal utvikle nye, tilrettelagte systemer for både interne og eksterne brukere, sørge for mer datadrevne beslutningsprosesser og etablere en gevinstsentrert oppfølging av forsknings-, utviklings- og innovasjonsprosjekter. Det nye kjernesystemet skal utvikles ved hjelp av lavkode-teknologi, og gjennom en smidig prosjekttilnærming løpende støtte en tung satsing på endring gjennom innovasjon.

Forskningsrådet har igangsatt en omfattende digital omstilling og har store ambisjoner om å nyttiggjøre seg av de mulighetene som ligger i teknologi og datafangst for en mest mulig innsiktsdrevet virksomhet. De kaller det innsiktsdrevet investeringsråd, og sikter seg inn mot styrket mobiliseringsarbeid, bedre kundedialog, tettere oppfølging av effekter av tildelinger, en mer tilpasset prosesstøtte, samt størst mulig brukervennlighet for interne og eksterne brukere. Gjennom å oppnå dette har Forskningsrådet mål om å realisere sitt samfunnsansvar i endra større grad og sikre høy kvalitet i sine investeringsbeslutninger. Men hvordan kan man angripe en slik problemstilling og oppnå disse resultatene på tvers av en organisasjon med over 500 ansatte? Forskningsrådet begynte med å bryte ned behovet, etablerte en konseptrapport og startet arbeidet med å etablere en anskaffelsesprosess for å finne den rette samarbeidspartneren.

Det er på bakgrunn av behovet blitt igangsatt et stort digitaliseringsprosjekt med sikte på å erstatte dagens kjernesystem og arbeidsformer med nye digitale og kostnadseffektive løsninger. Det nye systemet skal hete iFront, og erstatte dagens søknads- og saksbehandlingssystem. Gjennom tilrettelegging for smart utnyttelse av data i alle deler av virksomheten og ytterligere automatisering og forenkling av arbeidsprosesser, skal prosjektet sørge for mer brukervennlige tjenester, en mer effektiv investeringsprosess og forbedret kommunikasjon av resultater, virkninger og effekter fra investeringer i forskning og innovasjon. Ved å bruke og berike data fra egne systemer og eksterne kilder skal Forskningsrådet løpende tilrettelegge for nye måter å tilegne seg bedre og mer presis kunnskap for å støtte beslutninger og rådgivning. Prosjektet skal også sørge for at påbegynte ­­AI/ML-initiativer videreutvikles og tilpasses, og at pågående statistikk- og analysearbeid løftes til et høyere nivå. Videre skal Forskningsrådet og Avo identifisere og utforske helt nye bruksmuligheter for datautnyttelse på tvers av alle prosesser i organisasjonen. Det nye kjernesystemet skal sette Forskningsrådet bedre i stand til å levere på sitt samfunnsoppdrag, herunder investere i de prosjektene som understøtter porteføljenes mål på en best mulig måte.

Det nye kjernesystemet skal muliggjøre:

• Høy grad av innsiktsdrevet prosjekt- og porteføljestyring.
• Økt grad av regelstøttede beslutninger i søknadsprosessen.
• Styrket innsats inn mot mobilisering og faglig oppfølging av prosjekter.
• Automatisk innhenting av informasjon til søknader og prosjektrapportering.
• Styrket tilgang på og deling av data gjennom å integrere data med andre aktører i en felles løsning.
• Bruk av orkestreringsverktøy i sentrum av løsningen for å sørge for fleksibilitet i prosessendringer og enkel opprettelse av nye prosessteg i eksisterende prosesser.
• Trygg og sikker dataforvaltning.

Det har vært viktig for Forskningsrådet å gå inn med en utforskende tilnærming til etableringen av det nye kjernesystemet. Målet er å benytte anledningen til å utforske prosesser i lys av gjeldende regelverk og føringer på tvers av hele organisasjonen for å identifisere mulige forenklinger og forbedringer. Deretter skal disse muliggjøres gjennom proaktiv bruk av data og samarbeid med eksterne aktører. Prosjektet skal understøtte Forskningsrådets virksomhet slik den vil – og bør – være i tiden som kommer. For å sørge for dette er det viktig for Forskningsrådet å forstå hva som påvirker utviklingen av investeringsprosessene fremover, slik at de i størst mulig grad kan satse på de løsningene som best dekker nåværende og fremtidig behov. Disse målene gjør prosjektet til mer enn et rent utviklingsprosjekt. Gjennom et løpende innsiktsarbeid med utgangspunkt i tjeneste- og prosessutvikling skal prosjektet støtte Forskningsrådet i strategiske beslutninger knyttet til omorganisering og remobilisering av prosesser på tvers av hele organisasjonen.

Forskningsrådet har store ambisjoner om å forenkle arbeidsprosessene sine radikalt, og har derfor behov for en samarbeidspartner som ikke kun støtter dem med teknologisk rådgivning og utvikling, men som også kan tilrettelegge for en innovativ tilnærming til organisasjonsutvikling og prosessforbedring. Videre har de vært tydelige på at de ønsker å lære hvordan de kan jobbe annerledes, og har derfor behov for en samarbeidspartner som kan utfordre tilnærming, arbeidsmetoder og organisering underveis i prosjektet.

Med en så åpen prosjekttilnærming valgte Forskningsrådet å sette opp en litt annerledes anskaffelsesprosess gjennom en konkurransepreget dialog med mulige samarbeidspartnere. Selv om tildelingskriteriene er de samme, innebærer dette at behovsspesifikasjonen settes opp sammen med tilbyderne underveis i prosessen, slik at rammene for prosjektet blir etablert løpende gjennom dialogen. På denne måten tilegnet Forskningsrådet seg bred innsikt relatert til mulige løsninger, teknologier og tilnærminger til arbeidsmetodikk og samarbeidsformer. Viktigst for Forskningsrådet var det allikevel å se hvilken forståelse de ulike leverandørene hadde for det fremtidige konseptet de har mål om å realisere. Så, hva gjør Avo til en god bidragsyter inn mot en slik problemstilling?

I Avo er vi opptatt av å ha en åpen og leken tilnærming til problemløsning og samarbeid. Vi mener at mennesker burde være i sentrum for den retningen teknologisk utvikling tar, og at alle de mulighetene dette medfører bør brukes til å gjøre folks arbeidsoppgaver mer givende og mer menneskelige. Dette ligger til grunn både for de tjenestene og de løsningene vi leverer, men også for hvordan vi selv etablerer prosjektmetodikk og samarbeidsformer i prosjektene våre. Forskningsrådet opplevde at denne innstillingen, sammen med metodisk tilnærming til innovasjon i digitaliseringsprosjekter, underbygde de behovene de stod ovenfor. Avo leverte en annerledes prosjektmetodikk som passet godt med målene til det nye kjernesystemet, og som bygger på tjenestedesign, brukerfokus, en smidig design- og utviklingstilnærming, samt en samarbeidsform som visker ut grenser og fokuserer på tillit, deling og læring. Gjennom prosjektet skal Forskningsrådet og Avo jobbe sammen som ett team, ikke i et tradisjonelt kunde- og leverandørforhold. iFront-teamets mål er å levere et nytt kjernesystem som løfter Forskningsrådet til det nivået de har ambisjoner om å operere på, og sammen skal vi løpende utfordre og utvikle organisasjonen på veien.

Den nye løsningen skal bygges ved hjelp av skybasert lavkode-teknologi. Motivasjonen for å benytte lavkode i utviklingen av iFront kommer fra ønsket om å nyttiggjøre seg av innovativ teknologi som nå er både moden og sikker nok til at vi kan utnytte fordelene det gir. Avo anbefalte lavkode-verktøy på grunn av de gode forutsetningene det gir for tverrfaglige team å samarbeide tett om løsningsutforming, og hvordan små, tverrfaglige produktteam raskt blir full-stack problemløsere med brukerne i sentrum. I tillegg gir den rette lavkode-plattformen forutsetninger for en fleksibel arkitektur som kan tilpasse seg endrede behov som resultat av interne og eksterne drivere, og innenfor et begrenset kostnadsnivå.

Sammen med Forskningsrådet er vi allerede godt i gang med jobben som skal gjøres, og har siden januar 2022 jobbet med å etablere innsikt og igangsette initiativer for å bryte ned prosesser og tjenester. Målet vårt er å kunne begynne å løfte de første brukerne over i det nye systemet allerede i løpet av 2023. Med høyt engasjement og en imponerende stå-på-vilje har vi stor tro på at vi skal nå dette målet sammen.

Vi i Avo er stolte av hvor modige Forskningsrådet er som kaster seg ut i et helt unikt lavkode-prosjekt, og utrolig spente på hva vi skal få til sammen i løpet av de neste fire årene. Vi gleder oss til fortsettelsen!