Bakgrunn og utfordring
Sak- og arkivsystemet som ligger til grunn for dokumenthåndtering i fylkeskommunen er ikke godt tilpasset flere av dagens aktiviteter. Å evaluere søknader om økonomisk støtte har tidligere tatt lang tid, ettersom det å hente ut nødvendig informasjon, strukturere den og deretter sende ut dokumentasjon krever mange tastetrykk og mange oppslag per søknad.
Løsning
Vestland fylkeskommune har utviklet en robot som automatiserer alt som ikke krever menneskelig vurderingsevne i søknadsprosessen. Roboten henter ut søknadsinformasjon fra arkivsystemet og lister fra andre kilder, og sammenstiller dette i en brukervennlig Sharepoint-liste. Saksbehandler har da all relevant informasjon foran seg, og trenger kun skrive inn hvor mye penger hver søker skal få. Deretter tar roboten seg av resterende steg som sender ut svar på søknadene og dokumenterer svarene i sak- og arkivsystemet.
Videoen over viser roboten i rask film som fyller ut, sender til mottaker, og arkiverer svarbrevet på én av mange søknader. Dette illusrerer hvor mange tastetrykk som skal til for å gjennomføre en så enkel oppgave. Løsningen er laget av ansatte i Vestland fylkeskommune som jobber med automatisering og forbedring, i samarbeid med Avo Consulting. Løsningen tok kort tid å lage ettersom det er mange elementer som kan gjenbrukes fra tidligere prosesser som er automatisert i fylkeskommunen.
Gevinster
Tiltaket har redusert saksbehandlingstiden ved endt søknadsfrist til 20 minutter for en saksbehandler, der det før kunne strekke seg over flere dager eller uker. Dette bistår til å redusere stress i hektiske perioder og sikre at søkere kan motta svar raskere enn tidligere. Gjennom utviklingen har det også blitt identifisert smartere måter å gjøre uttrekk av viktig informasjon som både sparer tid og reduserer sjansen for feil. Løsningen gjør det også lettere å samhandle, ettersom Sharepoint-listen lar flere jobbe samtidig til forskjell fra eldre statiske Excel-ark.
Vi vil skryte av teamet i Vestland fylkeskommune som er på god vei til å bli dyktige automatiseringseksperter! Det er motiverende å se at de bygger intern kompetanse på området og at de selv utvikler og drifte roboter som gjør arbeidshverdagen bedre for de ansatte.
Totale gevinster ved robotisering i Vestland fylkeskommune
Siden første roboten var på plass i juli 2020 har Vestland fylkeskommune i samarbeid med Avo Consulting identifisert 10 prosesser som er blitt automatisert med en robot. Så langt har roboten prosessert 112 000 saker, som potensielt har frigjort over 10 000 timer. Dette er tid som ansatte får tilbake til å gjøre oppgaver som har blitt nedprioritert og å gjøre mer givende arbeidsoppgaver. På den måten har de mulighet til å gi et enda bedre tilbud til innbyggerne i fylkeskommunen.
