Excel-arket som ble til en utvekslingsapp for Høgskulen på Vestlandet

Et viktig mål med en tungvint prosess

Studentutveksling er noe som gir flere gevinster, både for samfunn og for den enkelte student. HVL satte seg et strategisk mål om at 30 % av studentene på et eller annet tidspunkt skal studere eller ha praksisopphold i utlandet. Løsningen de hadde for saksbehandling av utvekslingsstudenter var uegnet til å håndtere den mengden søknader.

Prosessen rundt å søke på utveksling har lenge vært et frustrerende og forvirrende problem for studenter. Det er mange skjemaer som skal fylles ut, flere systemer man skal forholde seg til, og mye informasjon som skal konsumeres før man omsider er fremme i nytt land.

Håndteringen av søknader var i overkant manuell for saksbehandlerne, og man gjorde mye av den samme jobben på nytt hvert år – med mye purring og én til én-oppfølging. HVL og Avo så mulighetene for å redusere det manuelle arbeidet.

Det å jobbe med Avo fungerte veldig bra, helt fra starten. Prosessen har blitt gjennomført på en veldig god måte – fra A til Å.
_{Marit Schulstad Wasa, Seniorrådgiver/Erasmuskoordinator HVL}

Brukerinvolvering og utvikling – sammen med kunden

Løsningen var å bygge en mobilapplikasjon som studentene kan bruke til å søke på utveksling. Applikasjonen, bygget i lavkodeverktøyet OutSystems, lar studentene ha full kontroll over prosessen fra de begynner å tenke på utveksling, til de kommer hjem igjen. All informasjon, kommunikasjon, og planlegging av oppholdet sitt skjer i samme applikasjon.

I Avo vet vi at nøkkelen for å få til en god applikasjon ligger i brukerinvolvering. Det første som ble gjort i samarbeid med HVL var å gjennomføre brukerintervjuer med studentene. Det å komme til bunns i hva brukerne sliter med og hva som er vanskelig er helt elementært for å utvikle noe som faktisk kommer til å bli brukt.

– Appen legger til rette for at studentene får en enkel og oversiktlig inngang til informasjon om utveksling. Den vil også bidra til at HVL kan behandle utvekslingssøknader på en mye mer effektiv måte i alle ledd, sier Halvard Ones ved Avdeling for forskning, internasjonalisering og innovasjon (AFII), fagansvarlig i arbeidet med å få utviklet den nye appen.

Internasjonal oppmerksomhet på utdanningskonferanse

På European Association for International Education (EAIE)-konferansen i Barcelona i september 2022 vant Høgskulen på Vestlandet beste veggavis i kategorien «Best practice» med beskrivelse av den nye utvekslingsappen som nå brukes av studenter og ansatte.

Konferansen hadde rundt 7000 deltakere fra hele verden, og posterpresentasjoner var en del av programmet i tillegg til stands og foredrag. Blant deltakerne på konferansen var det avstemming av de mange posterpresentasjonene, og HVL var en av vinnerne.

– Dette er en av de få av sitt slag av denne type apper i verden, så vidt vi vet, og noe av det beste med den er at den spesifikt er laget for å dekke behovene studentene ved HVL har rundt utveksling, forteller Marit Schulstad Wasa på AFII.

Eirik Hop i Avo Consulting tror mye av suksessen for applikasjonen handler om forståelsen av brukernes behov, og hvordan HVL har tatt eierskap til løsningen selv om Avo har stått for selve utviklingen.

– Jeg tror at et godt samarbeid mellom HVL som har masse kunnskap om utveksling og studenters behov og utviklerne har vært en nøkkel. De har jobbet tett sammen i team og hatt daglige møter hvor man har diskutert hvordan appen skal fungere.

‍