Hvem er Beerenberg?
I mer enn 40 år har Beerenberg levert kosteffektive løsninger for et bredt spekter av industribedrifter. Ekspertisen deres dekker hele livsløpet fra feltstudier til nybygg og vedlikehold, modifikasjoner og levetidsforlengelser – alltid med et søkelys på utbedring av sikkerhet, miljø og kvalitet. Innen vedlikeholds- og modifikasjonstjenester er Beerenberg en ledende leverandør og betjener Aker BP, Aker Solutions, Equinor, Samsung og Shell, for å nevne noen. Disse og flere betjenes av vel 1.200 problemløsere fordelt på Beerenbergs avdelinger i Norge, Polen, Thailand, Singapore og Korea. I 2020 kunne disse sammen rapportere en omsetning på 1722,7 MNOK.
Beerenbergs utfordringer
Beerenberg Services har det overordnede ansvaret for nybygg, vedlikehold og modifikasjonskontrakter. Dette innebærer utføring av tjenester innen blant annet isolasjon, stillas, overflatebehandling, passiv brannbeskyttelse og teknisk renhold. For de ansatte som utfører disse tjenestene ute i felt, stilles det også høye krav til dokumentasjon. Det er eksempelvis behov for framgangs- og avviksrapportering og sluttdokumentasjon ved utført arbeid. Den etablerte løsningen var imidlertid lite egnet for rapportering i felt. Arbeidshverdagen innebar gjerne at feltoperatører etter å ha utført et oppdrag ute i felt, måtte tilbake på kontoret for å dokumentere dagens framdrift, laste opp bilder og føre eventuelle målinger og utregninger. Denne tungvinte arbeidsprosessen var både tidkrevende og lite givende for de ansatte og medførte ofte at informasjon gikk tapt.
Mål og visjon
Beerenberg konstaterte at dette var noe de ønsket å ta tak i. Med et mål om å forbedre brukeropplevelsen, dokumentasjonen og kvaliteten på de utførte tjenestene, ble det bestemt at de ville anskaffe et nytt digitalt verktøy. Visjonen for det nye verktøyet inkluderte deriblant strømlinjeforming av arbeidsprosesser, integrering mot eksisterende verktøy, og generisk utforming som tilrettelegger for bruk på tvers av fagområder. Et annet viktig mål var å anskaffe en moderne IT-plattform som tillater utvikling i takt med forretningens økte krav til endringshastighet.
Tilnærming
For å best mulig understøtte Beerenbergs behov og målsetning, ble det besluttet å utvikle en applikasjon for nettbrett gjennom lavkode, etter hvert kjent som FieldBuddy. Som navnet tilsier, ville vi sammen med Beerenberg forme dette nye verktøyet til å bli feltoperatørens beste venn, med en utforming som støtter utendørs bruk med arbeidshansker, vanskelige lysforhold og manglende internettilgang. Uten å erstatte Beerenbergs interne kjernesystem ble det bestemt å forme den nye løsningen slik at den er fullstendig integrerbar mot den eksisterende løsningen, med målsetning om å utarbeide et berikende supplement til Beerenbergs eksisterende løsning. Selve utviklingen av verktøyet baserte seg på smidig metodikk, høy kundeinvolvering, tverrfaglig team og lav-kode-teknologi.
Gjennom smidig utviklingsmetodikk har utviklingen bestått av mange iterasjoner, hyppig prototyping og mobilitet til å forme løsningen underveis i prosessen. Dette har gitt oss mulighet til å underveis i utviklingsløpet presentere uferdige løsninger til sluttbrukerne og kunne modifisere produktet slik at vi bedre treffer brukernes ønsker og behov.
Dette hadde imidlertid ikke vært på langt nær like effektfullt om det ikke hadde vært for Beerenbergs høye involveringsgrad. Beerenberg har tatt stort eierskap til løsningen og har fra dag én gjort sitt for at løsningen skulle treffe sluttbrukernes behov og løse eksisterende og fremtidige utfordringer. Gjennom daglige morgenmøter (‘stand-up') har vi både fått unnagjort raske avklaringer og ikke minst sørget for at vi har vært omforent og dermed unngått ressursstjelende misforståelser.
Prosjektets tverrfaglige kjerneteam var en sammensatt gruppe – sterkt representert av begge leirer. Beerenberg står selv for ledere av test- og kompetanseteam, IT- og driftsansvarlig og prosjektleder. Avo har stilt med utviklere, tech-lead, UX-designer og prosjekteier. I tillegg til kjerneteamet har vi hatt tilgang på fagressurser i Beerenberg med ekspertkompetanse innen de respektive fag- og arbeidsområdene. Denne utvidede tilgangen på kompetanse har vært en viktig suksessfaktor for å kunne forme et verktøy som overholder forretningsregler på tvers av Beerenbergs disipliner. Den gjennomgående sterke involveringen fra kunden har også bidratt til en sterk lagånd, hvor alle involverte fra Avo kjenner på en tilhørighet og stolthet av å være med på å forme FieldBuddy.
Teknologi/verktøy
For å understøtte Beerenberg sitt ønske om at valgt teknologi skal støtte hyppige endringer og avgjørelser, er applikasjonen blitt utviklet i lavkodeplattformen Outsystems. I tillegg til å legge til rette for hyppige og effektive utvidelser, har valget av lavkode-teknologi gjort det mulig å gå fra idé til testbart produkt langt raskere enn hva som ville vært mulig med tradisjonell utvikling. Gjennom tre 10-dagerssprinter, bestående av ‘visjonsfase’, ‘utvikling’ og ‘test og stabilisering’, ble det utviklet en fullt fungerende applikasjon med flere nyttige funksjonaliteter.
For å sikre et mest mulig effektivt og oversiktlig utviklingsløp har teamet benyttet en rekke ulike utviklings- og samhandlingsverktøy. For eksempel har Adobe XD og Miro vært benyttet til å planlegge brukergrensesnitt og arbeidsflyter. I tillegg har gruppen benyttet samhandlingsverktøy som Teams og Jira til å holde daglige møter, og for å planlegge og dokumentere framdrift.
Grunnet teamets geografiske spredning, fordelt på Bergen, Oslo, Bodø og tidvis Nordsjøen, har vi blitt utfordret på å nesten utelukkende jobbe sammen digitalt. Dette har vært en utfordring teamet har tatt på strak arm og vist at de mestrer ved å lære hverandre å kjenne og utforme gode digitale samarbeidsrutiner.
Effekter og gevinster av FieldBuddy
Etter å ha startet utrullingen av FieldBuddy har Beerenberg fått svært gode tilbakemeldinger fra brukerne. Spesielt brukervennligheten har vært et sentralt element. Brukere gir tilbakemelding om en mer givende arbeidshverdag, der mindre tid går til tungvinte repetitive arbeidsoppgaver. Fra å måtte ta med seg utskrevne dokumenter, speilreflekskamera og post-it-lapper ut på oppdrag, holder det nå å ta med seg FieldBuddy. Nå kan den relevante arbeidsdokumentasjonen lastes ned med ett klikk, oversiktlige skjemaer autofyller relevant informasjon og bilder legges til og redigeres direkte i FieldBuddy, som gir brukerne store tidsbesparelser. For eksempel er tidsbruken per utførte avviksrapportering redusert med 50 minutter, samtidig som kvaliteten på dokumentasjonen har økt.
Ved å bruke et et praktisk dashbord med snarveier tilpasset hver disiplin, får brukerne enklere oversikt over hvilke arbeidsoppgaver som har høyest prioritet. Gjennom nye funksjonaliteter, som muligheten til å gi feedback på utført arbeid, har vi også oppnådd en forbedret samhandling og økt kvaliteten på utført arbeid og tilhørende dokumentasjon. Å kunne vise til bedre dokumentasjon til kunder har også bidratt til å redusere antall uenigheter og misforståelser.
Med FieldBuddy har Beerenberg også fått inn autogenerering av miljødokumentasjon som er med på å øke bevisstheten rundt forbruk og deres miljøbesparende tiltak, noe selskapet setter høyt.
Sammen med Beerenberg har vi i løpet av våre 8 måneder utviklet et framoverlent verktøy, som gir Beerenberg et konkurransefortrinn i egen bransje. Tilbakemeldinger og håndfaste tall tyder også på at vi sammen har klart å oppnå våre mål og visjoner. Vi er stolte at å ha utarbeidet et effektiviserende produkt som lar feltoperatører bruke mer tid på det som betyr noe og som markant øker Beerenbergs datagrunnlag.
