Bakgrunn
UDI står midt i en kompleks verden av lover, regler, digitalisering og stadig endrede rammevilkår. Brukernes forventninger øker, hendelser oppstår uforutsigbart, og ny teknologi endrer spillereglene. For å sikre effektive, brukervennlige tjenester og samtidig overholde lover og regler, måtte UDI tenke nytt – både på styring, organisering, ledelse og arbeidsmetoder.
Siden 2019 har direktoratet iverksatt et omfattende organisasjonsutviklingsprosjekt. Målet var tredelt: Levering av effektive, brukervennlige tjenester, en mer enhetlig offentlig forvaltning og å få til «Ett UDI» som jobber helhetlig. Ambisjonen krevde at alle sentrale faktorer – styring, organisering, ledelse og arbeidsmetoder – endret seg samtidig.
Utfordring
Å snu en stor organisasjon hvor mange fagmiljøer, over 60 team og rundt 100 ledere skulle finne nye veier å jobbe sammen på, er en spennende og kompleks utfordring. Det var behov for å:
- Bryte ned silostrukturer og forankre tverrfaglig samarbeid
- Sikre at både ledere og medarbeidere forstod og praktiserte nye metoder i hverdagen.
- Samkjøre støttefunksjoner, saksbehandlingsteam og ledere om felles mål, prioritere helhetlig og lære av erfaringer fortløpende.
- Redusere kompleksitet i saksbehandlingen, skape bedre flyt og mer brukervennlige tjenester for innbyggere.
Denne omfattende endringen skapte naturlig «strekk i laget», med ulike tempo og motivasjon for endring blant medarbeidere. For UDI var dette en læringsreise – å endre på så mange fronter samtidig krever utholdenhet og kontinuerlig justering.
Løsning
UDI har iverksatt flere endringer parallelt, og jobbet med å kontinuerlig justere disse for å skape varig endring. Det er flere vellykkede endringer som har tatt form i UDI de senere årene:
- UDI jobber med målstyring på en helt annen måte. Basert på OKR og med økt involvering av medarbeidere i å forstå og bryte ned målene. De har utarbeidet en tydelig verktøykasse, gjennomfører kursing – og kanskje viktigst et fagmiljø for målstyring som har tid til å veilede ledere og medarbeidere når de setter sine mål.
- Ny organiseringen har skapt mye mer tverrfaglig samhandling på tvers av organisasjonen, og et bedre samspill mellom kjernevirksomheten og støttefunksjonene. Etablering av «Prosessteam» i organisasjonen har dedikert kapasitet til å drive frem større forbedringer på en helt annen måte enn tidligere.
- Støttefunksjonene tar aktivt en todelt rolle – de er både premissgivere for sine fagfelt samtidig som de støtter kjernevirksomheten i å nå sine mål.
- Hva ledelse er har blitt utfordret i UDI. Det er satt fokus på skillene mellom personal, leveranse og prioriteringsansvar i større grad, gitt faglig påfyll innen tillitsbasert ledelse m.m, og en rekke ledelsesroller er justert.
- Det er etablert fagmiljøer for arbeidsmetodikk innen smidig, målstyring og forbedringsarbeid, alt tilpasset UDI men basert på anerkjent metodikk. I en undersøkelse blant medarbeidere som har vært gjennom grundig opplæring av disse fagmiljøene svarer 85 % at de er positive til kompetansehevingen de har opplevd.
Resultat
Gjennom systematisk forbedring, smidige arbeidsmetoder og kontinuerlig læring har UDI på en svært imponerende måte oppnådd:
- Raskere saksbehandling og bedre brukeropplevelser: Ventetider er kuttet fra opptil 200 dager til kun 5 dager i enkelte tilfeller, og behovet for 40 000 årlige oppmøter hos politiet er fjernet.
- Økt mestring og arbeidsglede: Medarbeiderne føler seg mer involvert, har klarere mål, bedre flyt i arbeidet og tydeligere prioriteringer.
- Mer fleksibel organisasjon: Smidig metodikk, tverrfaglige team og visuell prosessmodellering gjør UDI bedre i stand til å håndtere endringer, teste nye løsninger, lære av erfaringer og ruste seg for digital transformasjon.
- Bærekraftig forbedring: Endringene er ikke et engangsprosjekt, men et rammeverk for kontinuerlig utvikling. Dette har skapt et UDI som er bedre forberedt på fremtidige behov, teknologisk utvikling og endrede krav fra samfunnet.
Oppsummert har UDI vist at helhetlig endring – parallelt i styring, ledelse, organisering og arbeidsmetoder – muliggjør bedre tjenester, kortere ventetider og mer fornøyde medarbeidere. Dette legger grunnlaget for suksess i digitalisering og kontinuerlig innovasjon fremover.
Takk for et godt samarbeid!
