Det er mange lure ting man kan gjøre - og mange feller man kan gå i - når man jobber med prosessautomatsering og digitalisering. Man kan for eksempel ikke bare kjøpe seg et automatiseringsverktøy og tenke at gevinstene kommer av seg selv. På samme måte som man ikke bare kan kjøpe seg en gressklipper og forvente at man uten videre får nabolagets fineste hage fremover, heller. Her er fire fokusområder som vi mener er viktige for å lykkes med prosessautomatisering:

1. Eierskap til prosessautomatiseringsinitiativet

Det viktigste for å lykkes med prosessautomatisering er å ha dedikerte ressurser som jobber kontinuerlig med prosessforbedring. For å etablere dette teamet og bygge broer med resten av organisasjonen er det viktig at man har en intern ressurs som har dedikert nok tid til å følge dette opp. Selv om man i en startfase (eller mer langsiktig) bruker konsulenter til å drive initiativet, er det viktig at organisasjonen tar et tydelig eierskap til arbeidet for at det skal lykkes på lengre sikt.

2. Lag stabile, robuste og gode løsninger som fungerer

For å få godt samspill i teamet og med resten av organisasjonen er det viktig at det etableres en arbeidsmetodikk som sikrer høy kvalitet og tett oppfølging av løsningene som lages. I tillegg bør et fokus være å implementere god problemløsningsmetodikk som sørger for at man løser problemer på en god måte. Dette sørger for at problemene faktisk blir løst og at brukerne tar løsningene i bruk. Mister organisasjonen tilliten til løsningene vil mye av gevinsten forsvinne fordi de enten vil bruke mye tid på å kontrollere løsnignene eller rett og slett fordi de ikke vil ta løsningene i bruk i det hele tatt.

3. Fokuser på menneskene som skal leve med løsningene

Når man designer løsninger bør man alltid stille seg det overordnede spørsmålet: Hvordan blir brukernes arbeidshverdag bedre etter at løsningen implementeres? Det er viktig å sette seg inn i brukernes situasjon og sikre at de faktisk får en enklere hverdag. Dette innebærer alltid tett dialog med brukerne og brukertesting. Ofte er det ikke det som er enklest for utvikleren å implementere som gir mest verdi for brukeren av løsningen. Man bør også tenke på de som skal drifte løsningene - hvordan kan man gjøre løsningene så enkle som mulig å drifte og vedlikeholde?

4. Sett av nok tid til å lære verktøy og metodikk

Mange automatiseringsverktøy, og spesielt lavkode-verktøy selges ofte inn som noe som hvem som helst kan lære seg på null komma niks. Og det er sant at det er enkelt å komme i gang og sette opp løsninger med mange av disse verktøyene, men for å mestre de andre punktene over her kreves det faktisk ganske mye tid. For å lage gode, robuste løsninger kreves det at man er skikkelig flink i både verktøy og metodikk - og måten man blir skikkelig flink er gjennom mye praktisk erfaring.

Det kreves selvsagt mer enn disse fire punktene for å lykkes med prosessforbedring - men nailer man disse har man kommet langt på vei.