Skrevet av Andreas Matsouliadis

Automatisering har blitt en sentral del av hvordan virksomheter effektiviserer arbeidsprosesser. Ved å la programvare ta seg av repetitive og operative oppgaver, frigjøres tiden din til mer strategiske oppgaver. Men valget av riktig verktøy er avgjørende for å sikre at automatiseringen fungerer optimalt både i dag og i fremtiden.

To av de meste populære løsningene for RPA er Microsoft Power Automate Desktop og Blue Prism. Begge verktøyene gjør det mulig å automatisere arbeidsprosesser, men de har litt ulike tilnærminger og er passer for ulike typer virksomheter. Power Automate Desktop er en del av Microsoft Power Platform og er tett integrert med andre Microsoft-produkter. Det er enkelt å bruke og har lav terskel for nye brukere. Blue Prism er derimot en mer omfattende og robust plattform utviklet for større organisasjoner med komplekse prosesser, der stabilitet, sikkerhet og skalerbarhet er viktige faktorer.

Valget mellom de to avhenger av flere faktorer – fra tekniske krav til kostnadsmodeller og hvor stor kontroll virksomheten ønsker over sine automatiseringsprosesser.

Det er viktig å merke seg at Power Automate Desktop er en separat løsning fra den skybaserte Power Automate, som tidligere ble kalt for Microsoft Flow. Mens Power Automate Desktop fokuserer på RPA og UI-automatisering, hvor roboter imiterer brukerhandlinger på en PC, er Power Automate primært bygget for automatisering gjennom API-er. De har også forskjellige lisensmodeller. Power Automate komplementerer og fungerer veldig bra sammen med både Power Automate Desktop og Blue Prism. Det kreves litt mer konfigurasjon og tid brukt på løsningsdesign for å koble sammen Blue Prism og Power Automate på en robust måte, men det er ikke veldig krevende.

Power Automate Desktop og Blue Prism kan løse mange av de samme oppgavene, men de har forskjellige styrker og svakheter

Power Automate Desktop er bygget for rask implementering og lav brukerterskel. Det krever minimalt med teknisk kompetanse, og brukere kan enkelt sette opp automatiserte arbeidsflyter uten å skrive kode. Plattformen fungerer spesielt godt for regelstyrte prosesser og integrasjoner med Microsoft-verktøy som Outlook, Excel og Teams. Dette gjør det til et naturlig valg for virksomheter som allerede er inne i Microsoft-økosystemet. På den annen side så kan mye av automatiseringer mot Microsoft-verktøyene løses med skybaserte Power Automate i stedet for å bruke Desktop-programmet.

Samtidig har Power Automate Desktop begrensninger når det kommer til gjenbrukbarhet, feilhåndtering og skalerbarhet, spesielt i miljøer med mange samtidige prosesser eller komplekse arbeidsflyter.  

En annen utfordring er begrensede muligheter for å opprette og dele objekter/actions utenfor egen organisasjon, noe som gjør delingskultur slik vi ser i Blue Prism gjennom Digital Exchange vanskeligere. Blue Prism-brukere drar nytte av et omfattende økosystem med ferdige komponenter, mens Power Automate Desktop i større grad krever at objekter utvikles fra bunnen av. Generelt for begge løsningene er det begrenset dokumentasjon og offentlige forumdiskusjoner, noe som kan gjøre det mer krevende å bygge nye objekter/actions uten kodekunnskap eller lokalt nettverk av utviklere man kan sparre med.  

Blue Prism er utviklet for virksomheter med høyere krav til stabilitet, kontroll og fleksibilitet. Plattformen er bygget for å håndtere store volumer og gir en mer modulbasert tilnærming, der prosesslogikk og systemintegrasjoner holdes adskilt for bedre vedlikehold og oversikt. API-støtten er mer omfattende, og verktøyet gir større muligheter for avanserte feilhåndteringsrutiner, sikkerhetskontroller og orkestrering av prosesser på tvers av systemer. Fleksibiliteten gjør at også Blue Prism fungerer veldig bra sammen med Microsoft-verktøy, men det krever ofte noe mer innsats å sette opp første gangen.

Begge verktøyene kan håndtere både GUI- og API-baserte automatiseringer, men Blue Prism er mer skreddersydd for større organisasjoner med komplekse behov. Power Automate Desktop passer best for enkle oppgaver, individuelle brukere og småskala automatiseringer, men kan bli en utfordring i miljøer der stabilitet, vedlikehold og skalerbarhet er avgjørende.

Forskjellene mellom plattformene blir tydelige når man ser på arkitekturen og installasjonen

Power Automate Desktop er en lokalt installert løsning som kan integreres med Microsofts skyløsning. Det er enkelt å installere og krever ingen omfattende infrastruktur. For organisasjoner som ønsker en rask og fleksibel løsning uten store investeringer i servere eller IT-drift, kan dette være en fordel.

Blue Prism har en mer tradisjonell enterprise-arkitektur. Verktøyet krever en egen infrastruktur bestående av applikasjonsserver, database og klienter. Installasjonen tar derfor lengre tid og krever mer teknisk kompetanse, men gir samtidig virksomheten full kontroll over hele infrastrukturen. Nylig har Blue Prism lansert en skyløsning, NextGen, med mål om å redusere behovet for lokal infrastruktur, men plattformen er fortsatt primært bygget for et on-premise eller hybrid-miljø.

Når man har automatiseringer i drift, er det viktig å ha gode verktøy og rammeverk for overvåkning, feilhåndtering og oppdatering. Her skiller de to plattformene seg tydelig fra hverandre

‍

Blue Prism er bygget for stabil og forutsigbar drift, med et avansert system for versjonskontroll, logging og feilsøking. En av de største fordelene er Work Queues, som gir virksomheter full kontroll over individuelle saker og datapunkter i en prosess. Hver oppgave blir behandlet som en egen linje i en kø, noe som gjør det mulig å overvåke, prioritere og administrere oppgaver i sanntid. Hvis en prosess feiler på ett spesifikt steg, kan man pause, feilhåndtere og gjenoppta akkurat den delen av prosessen, i stedet for å måtte kjøre hele automasjonen på nytt.

Power Automate Desktop har også en Work Queues-funksjon, men den krever mer manuell konfigurering og gir ikke samme detaljstyring som Blue Prism. Hvis en prosess stopper midt i en arbeidsflyt, må man ofte starte hele prosessen på nytt eller bygge egne mekanismer for å håndtere feilsituasjoner.

For virksomheter som automatiserer store og litt komplekse prosesser, gir Blue Prism en mer robust driftsplattform, der hver sak eller oppgave i en prosess kan overvåkes, håndteres og optimaliseres individuelt. Power Automate Desktop fungerer godt for mindre automatiseringer, men kan være krevende å administrere i store miljøer, spesielt ved behov for tilpasset feilhåndtering og prioritert kø-administrasjon.

Verktøyene har forskjellige prismodeller, som kan ha stor innvirkning på totalkostnaden over tid

‍

Blue Prism bruker en lisensbasert modell, der virksomheter betaler for Digital Worker-lisenser – virtuelle roboter som kan kjøre prosesser 24/7. En Digital Worker vil utføre én oppgave om gangen, men kan bytte mellom ulike prosesser i løpet av dagen. Hvis flere oppgaver må løses samtidig, kreves det flere Digital Worker-lisenser, på samme måte som en bedrift trenger flere ansatte for å håndtere parallelle arbeidsoppgaver. Dette gir en forutsigbar kostnadsmodell hvor prisen ikke avhenger av antall utviklere eller miljøer, men av hvor mange prosesser som må kjøre samtidig og hvor raskt arbeidsmengden må fullføres.

Power Automate Desktop har en mer fleksibel prismodell, men også mer kompleks, og det kan raskt bli dyrere enn forventet ved skalering, siden hver maskin som skal kjøre “unattended” krever en separat Process-lisens per miljø (vanligvis minimum utvikling, test, produksjon). I tillegg må hver bruker som administrerer eller bygger automatiseringer ha en Power Automate Premium-lisens. Dette tilsvarer Blue Prism sin “per parallelle prosess”-modell, men man må i tillegg gange opp prisen med antall miljøer og betale for hver utvikler.

Mange bedrifter opplever også å betale for tilleggstjenester som Azure Key Vault for sikker lagring av passord og ekstra API-forbruk hvis de overstiger de inkluderte grenseverdiene i Power Platform. Dette kan føre til uforutsette kostnader, særlig i større organisasjoner med mange parallelle automatiseringer.  

For små bedrifter som kun automatiserer enkle oppgaver, kan Power Automate Desktop være et rimeligere alternativ. Eller for såkalte citizen developers, altså enkeltbrukere i organisasjonen som automatiserer sine egne oppgaver. Men for virksomheter med mange automatiseringsprosesser, vil Blue Prism ofte være mer kostnadseffektivt på lang sikt. Den enkle prismodellen gjør det i hvert fall mye mer forutsigbart.

Gartner Magic Quadrant gir en årlig evaluering av RPA-leverandører, hvor de vurderes basert på markedsposisjon og evne til å levere verdi til kundene

‍

Gartner slipper årlig en markedsrapport som evaluerer RPA-leverandører basert på Ability to Execute og Completeness of Vision. Selv om dette ikke direkte måler brukervennlighet eller kjernefunksjonalitet, gir det innsikt i hvilke leverandører som har sterke produkter og tydelig markedsstrategi. Blue Prism har tradisjonelt vært en leder innen enterprise RPA, men har de siste årene mistet noe synlighet i markedet og beveget seg lavere i “Leader-kvadranten” ettersom konkurrenter har vokst raskere. Likevel er plattformen fortsatt anerkjent for sin stabilitet og skalerbarhet i store organisasjoner.  

Microsoft har på sin side raskt beveget seg oppover i kvadranten og etablert seg i Leader-kvadranten, drevet av sterk markedspenetrasjon og bred integrasjon med Microsoft-økosystemet. Her er det verdt å merke seg at dette er vurdering av hele Microsoft sin portefølje sett under ett, altså inkludert både Power Automate Cloud og Desktop. Som svakheter trekkes det frem begrenset funksjonalitet i verktøyene, uforutsette kostnader og at det er få organisasjoner som bruker Microsoft som sitt hovedverktøy for RPA.

Så. Hvilket verktøy passer best for din bedrift?  

Valget mellom Power Automate Desktop og Blue Prism avhenger av virksomhetens behov og ambisjoner for automatisering.

Power Automate Desktop er et godt valg for enkle prosesser, rask oppstart og brukervennlighet. Det er spesielt egnet for små og mellomstore automatiseringer, samt virksomheter der ikke-tekniske brukere ønsker å bygge egne løsninger. Løsningen er lett å komme i gang med, men har begrensninger i skalerbarhet, gjenbruk og strukturering av større prosesser, noe som gjør den mindre egnet som et hovedverktøy for store organisasjoner.

Blue Prism er bedre egnet for komplekse, skalerbare og forretningskritiske automatiseringsbehov, fordi det har en mer robust arkitektur for drift, versjonskontroll og sikker håndtering av prosessflyt. I tillegg er den mer fleksibel når det kommer til å løse kompleksitet i løsninger.  

Konklusjon

Begge verktøyene har sine styrker. Power Automate Desktop gir en rask vei til automatisering, men kan være utfordrende å håndtere i større miljøer og hvor det er litt kompleksitet i prosessen. Blue Prism krever mer investering i infrastruktur og opplæring, men gir til gjengjeld større fleksibilitet og kontroll.  

De fleste kundene våre ønsker en sentralisert modell som gir god kontroll på- og oversikt over automatiseringsløsningene. De ønsker et begrenset kjerneteam som trenes i prosessautomatisering og som blir ekspertressurser for resten av organisasjonen. Da anbefaler vi Blue Prism, gjerne koblet sammen med Power Automate Cloud for å øke mulighetsområdet og enklere integrasjon mot Microsoft 365-applikasjoner.

Ønsker du hjelp med å finne riktig løsning? Ta kontakt med oss i Avo Consulting for en uforpliktende prat om hvordan vi kan hjelpe din virksomhet med å lykkes med RPA.